Açılışa 60 Gün: Hafta Hafta Geri Sayım Planı

Açılışa 60 gün kaldığında her şey paralel yürür: imalat, belge, ekipman, kadro ve menü. Bu planı hafta hafta geri sayım olarak kurduk; her haftanın sonunda bir kilometre taşı var. Takvim, yer kesinleştikten sonra başlar; yer henüz yoksa plan değil, sıfırdan açılış rehberi senin sıradaki okuman olur. Seksen gün de olur, kırk gün de; önemli olan kilometre taşlarının sırasıdır. Bu planda 60 günü esas aldık çünkü imalat ve belge süreçlerinin çoğu işletmede bu aralıkta oturuyor.

Planın mantığı

Takvim iki ilkeye dayanır. Birincisi paralellik: imalat, belge ve ekipman aynı anda yürümezse açılış gecikir. İkincisi yazılı taahhüt: imalatçı, tedarikçi ve kurulum tarihleri yazılı olsun; sözlü takvim takvim değildir. Her haftanın sonunda kilometre taşını kontrol et; gecikme görürsen sıradaki haftayı değil, geciken tarafı düzelt.

D-60: temel atma haftası

• Kira sözleşmesini imzala; imalat izni ve kullanım amacını yazılı al (gastro kiracı rehberi).
• Şirket-unvan işlemlerini başlat; hangi yapıyı seçtiğin muhasebeyi belirler (şirket türü rehberi).
• Konsept kağıdını son kez gözden geçir: menü iskeleti, hedef müşteri, fiyat bandı.
• İmalatçı seçimi: en az üç teklif, takvim taahhüdü yazılı.

D-53: belge ve imalat paralel

• İtfaiye ve belediye ruhsat başvurularını başlat; ruhsatlar rehberindeki sırayı kullan.
• Gıda işletmesi kayıt belgesi başvurusunu e-Devlet'ten ver; döner sermaye ücretini öde (adım adım rehber).
• İmalat başlar: tesisat, ıslak hacim, elektrik artışı.
• Ekipman siparişleri: teslim süreleri uzayabilir; siparişleri bu hafta ver, kurulum tarihini yazılı al.

D-45: menü ve tedarik

• Deneme menüsünü yaz: kısa tut; 12-15 kalem yeterli.
• Tedarikçilerle görüş: kahve çekirdeği, süt, gıda, temizlik; numunelerle test yap.
• Fiyatlandırmayı kur: yiyecek-içecek hizmetinde KDV yüzde 10 esas alınıyor; fiyatlandırma stratejisi rehberini kullan.
• Kadro ilanlarını aç: İŞKUR üzerinden de yayınla.

Tedarik tarafında üç sözleşme imzala: kahve çekirdeği için tazelik ve teslim sıklığı, gıda için fatura düzeni, temizlik için dönemsel sevk. Her sözleşmede fiyat revizyon mekanizmasını netleştir; ilk üç ayda fiyat güncellemesi yaşamayı göze alarak bütçele. Menü fiyatlarını pazarlıkla değil maliyetle koru: malzeme maliyeti arttığında önce porsiyonu, sonra fiyatı gözden geçir.

D-38: ekipman kurulumu

• İmalat bitmeli; elektrik ve su bağlantıları kontrol edilir.
• Ekipmanlar gelir: kurulum, kalibrasyon, su filtresi; ilk çekim testleri.
• Menü kalemlerini mutfak akışıyla test et: hangi istasyon ne hızda çalışıyor?

D-30: kadro geliyor

• İşe alımlar: mutfağa önce aşçıbaşı; servise son hafta.
• Menü kartı tasarımları biter; fiyatlar son kontrol.
• POS ve kasa kurulumu; KDV oranlı fiş testi.
• Tedarik sözleşmeleri imzalanır; ilk sipariş takvimi kurulur.

D-21: deneme menüsü haftası

• Kadroyla ilk mutfak provası: her tabak çıkış süresiyle ölçülür.
• Deneme menüsü tanıdık müşterilere uygulanır; geri bildirim defteri tutulur.
• Belge kontrolü: gıda kayıt belgesi elinde olmalı; geciktiyse müdürlükle takvimi netleştir.

D-14: eğitim ve düzen

• Kadro eğitimi: menü bilgisi, hijyen rutini, kasa, şikayet yönetimi.
• Temizlik takvimi ve haşere kontrol sözleşmesi başlatılır.
• Tabela monte edilir; sosyal medya hesapları aktif olur.
• İlk stok girişi; raf düzeni ve tarih kontrol alışkanlığı başlar.

D-7: soft opening

• İki-üç gün sınırlı saat ve yarı menüyle çalış: akış testi gerçek müşteriyle yapılır.
• Geri bildirimler günlük toplanır; menüden çıkacaklar listelenir.
• Vardiyalar netleşir; ilk hafta yoğunluğu için yedek plan yapılır.

D-0: açılış

• Büyük gösteri yerine sessiz açılış: menü küçük, hız yüksek.
• İlk hafta her gün kısa toplantı: ciro, en çok satan, en yavaş istasyon.
• İlk hafta sonunda menü ve vardiya düzeltmesi yapılır.

İlk hafta ölçüm çerçevesi

Açılış haftasında şu dört ölçümü her gün tut: ciro ve adisyon sayısı, en çok satan üç kalem, atık-fire kaydı, istasyon bazında en yavaş adım. Bu dört satır ikinci haftanın kararlarını verir: menüden çıkarılacaklar, kadro vardiyası, tedarik miktarı. Ölçmediğin hiçbir şeyi düzeltemezsin; ilk hafta toplantıları 15 dakikayı geçmesin.

Belge tarafını hızlandıran üç pratik

1. Başvuruları imza ile aynı hafta aç; bekleme süresi takvimin görünmez düşmanıdır.
2. Her kuruma gidişte aynı dosyayı götür: sözleşme, tapu bilgisi, şirket belgeleri; eksik belge turunu azaltır.
3. Yazışmaların tarihini dosya adına yaz; ne zaman ne istendiğini unutursan takvim kayar.

Kadro eğitiminin beş dersi

1. Menü bilgisi: her kalem neyin içinde, hangi porsiyon?
2. Hizmet sırası: karşılamadan hesaba kadar adım adım.
3. Hijyen rutini: el yıkama, tezgâh temizliği, tarih kontrolü.
4. Kasa ve fiş: KDV oranlı fiş, iade düzeni.
5. Şikayet cevabı: dinle, düzelt, kaydet; menüden düşürmeden önce nedenini öğren.

Eğitimi prova günleriyle birleştir; ders ve prova kombinasyonu açılış gününde kadroyu hazır hissettirir. İlk kadroyu kurarken ilk çalışanı alma rehberi işine yarar.

Menüden deneme menüsüne

Deneme menüsü, tam menünün kısaltılmış provasıdır: en çok beklediğin kalem kalır, hazırlığı uzun sürenler ertelenir. Deneme menüsünün amacı tadın provası değil akışın provasıdır: saatte kaç tabak çıkıyor, hangi istasyon yavaş, fire ne kadar? Bu veriler olmadan açılış menüsünü kesinleştirme. Menü tarafında Kasavana ve Smith'in popülerlik-kârlılık matrisi iyi bir çerçeve: tabakları dört sınıfa ayır, satış verisi geldikçe köpekleri çıkar.

Açılış bütçesinin son gözden geçirmesi

D-30 civarında bütçeyi tekrar çıkar: imalatın gerçek maliyeti tekliften sapmış mı, ekipman fiyatı değişti mi, ilk stok miktarı gerçekçi mi? Sapmaları kabul et; bütçeyi gerçekle barıştır. İşletme sermayesini bu kontrolde yeniden hesapla: açılış tarihi kayarsa sabit giderler devam eder; rezervin kayan takvimi de karşılayacak payı olmalı. Nakit tarafında nakit akışı yönetimi 101 yazısındaki tablo bu gözden geçirmeye hazırdır.

Hafta hedefi çizelgesi

• D-60: sözleşme, şirket işlemleri ve imalatçı seçimi tamam.
• D-53: ruhsat başvuruları ve gıda kaydı verildi; imalat başladı; ekipman siparişleri verildi.
• D-45: deneme menüsü, tedarikçiler, fiyatlar ve ilanlar.
• D-38: ekipman kurulumu ve ilk çekim testleri.
• D-30: kadro işe alımı, POS kurulumu, tedarik sözleşmeleri.
• D-21: mutfak provası ve belge kontrolü.
• D-14: eğitim, tabela ve ilk stok.
• D-7: soft opening günleri.
• D-0: açılış ve günlük ölçüm başlangıcı.

Bu çizelgeyi çıkar ve duvara as; her hafta sonunda üzerinde işaretle. Takvim kâğıtta durmadıkça takvim olmaz.

Takvimi bozacak üç risk

1. İmalat gecikmesi: en sık neden. İmalatçıyla haftalık kontrol toplantısı yap; gecikme durumunu sözleşmeye yaz.
2. Belge gecikmesi: ruhsat başvurularını imalatla paralel başlat; beklemek yerine düzenli takip et.
3. Ekipman gecikmesi: siparişleri D-53 haftasında ver; kurulum tarihini yazılı al; yedek tedarikçi listesi tut.

Bu takvimin arkasındaki genel kuruluş mantığını girişim nasıl başlatılır rehberinde, kafe tarafındaki bütün adımları kafe açılış rehberinde bulursun; kafe-restoran bölümünün tamamına bölüm sayfamızdan ulaşabilirsin.

Kaynaklar: takvim, dergimizin gastro kuruluş rehberleri serisinden derlenmiştir; sektör verisi için tepav.org.tr.